POLITYKA PRYWATNOŚCI
Polityka Prywatności oraz § 12 Regulaminu Biletów określa szczegółowe zasady przetwarzania danych osobowych w związku z korzystaniem z Serwisów, Systemu i Konta, kontaktem z Administratorem oraz udziałem w Imprezie stacjonarnej lub Imprezie on-line organizowanej pod marką „Wielka Fabryka Elfów”.
Administratorem danych osobowych jest Wielka Fabryka Elfów spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Gdańsku, ul. Budowlanych 21a, 80-298 Gdańsk, KRS 0000614493, NIP 5842749149, REGON 364267899 („Administrator”). Z Administratorem można skontaktować się listownie na powyższy adres albo pocztą elektroniczną na adres biuro@wielkafabrykaelfow.pl. Jeżeli Administrator wyznaczy inspektora ochrony danych, jego aktualne dane kontaktowe zostaną udostępnione w niniejszej Polityce Prywatności.
1. Definicje
a. Serwisy - strony internetowe i sklepy internetowe prowadzone przez Administratora w domenach: wielkafabrykaelfow.pl, gdansk.wielkafabrykaelfow.pl, gdansk-sklep.wielkafabrykaelfow.pl, warszawa.wielkafabrykaelfow.pl, warszawa-sklep.wielkafabrykaelfow.pl, pracownia.wielkafabrykaelfow.pl, pracownia-sklep.wielkafabrykaelfow.pl, katowice.wielkafabrykaelfow.pl, katowice-sklep.wielkafabrykaelfow.pl, poznan.wielkafabrykaelfow.pl, poznan-sklep.wielkafabrykaelfow.pl, wroclaw.wielkafabrykaelfow.pl i wroclaw-sklep.wielkafabrykaelfow.pl.
b. System - system teleinformatyczny zdefiniowany w Regulaminie Biletów, służący do rezerwacji i zakupu Biletów oraz świadczenia związanych z tym usług drogą elektroniczną.
c. Użytkownik - osoba fizyczna korzystająca z Serwisów, Systemu lub Konta, w tym działająca w imieniu Kupującego.
d. Kupujący - osoba fizyczna, osoba prawna albo jednostka organizacyjna dokonująca rezerwacji lub zakupu Biletów na Imprezę.
e. Uczestnik - osoba biorąca udział w Imprezie, w tym osoba małoletnia oraz towarzyszący jej pełnoletni opiekun.
f. RODO - rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679.
g. Pojęcia pisane wielką literą, które nie zostały zdefiniowane w niniejszej Polityce Prywatności, mają znaczenie nadane im odpowiednio w Regulaminie Biletów albo Regulaminie Imprezy.
2. Kategorie danych i źródła ich pozyskania
a. Administrator może przetwarzać dane identyfikacyjne i kontaktowe, dane Konta, rezerwacji, zamówienia i Biletu, dane płatnicze i rozliczeniowe, dane do faktury, historię kontaktu i reklamacji, informacje o placówce i grupie, a także wizerunek i głos przekazywane w czasie Imprezy on-line lub utrwalone podczas Imprezy stacjonarnej.
b. Dane są pozyskiwane bezpośrednio od Użytkownika lub Kupującego, a w przypadku Rezerwacji Grupowej także od placówki, nauczyciela, opiekuna grupy, rodzica lub opiekuna prawnego. Jeżeli dane Uczestnika nie zostały pozyskane bezpośrednio od niego, ich źródłem jest osoba lub podmiot, który przekazał je Administratorowi. Administrator przekazuje Uczestnikowi informacje wymagane przez art. 14 RODO w terminie i w sposób określony w tym przepisie, a w przypadku małoletniego Uczestnika - w formie dostosowanej do jego wieku, w szczególności za pośrednictwem jego przedstawiciela ustawowego, chyba że zachodzi jeden z wyjątków przewidzianych w art. 14 ust. 5 RODO.
c. Podczas korzystania z Serwisów i Systemu automatycznie mogą być zbierane dane techniczne, takie jak adres IP, identyfikatory plików cookies, typ urządzenia i przeglądarki, znaczniki czasu, adres żądanej strony oraz informacje o błędach i zdarzeniach bezpieczeństwa.
d. Na terenie Imprezy dane mogą być pozyskiwane z monitoringu wizyjnego oraz ze zdjęć i nagrań wykonywanych w celach opisanych w niniejszej Polityce.
3. Cele, podstawy prawne i okresy przetwarzania
a. Obsługa zapytań i kontakt przed zawarciem umowy - art. 6 ust. 1 lit. b RODO, jeżeli kontakt zmierza do zawarcia umowy, albo art. 6 ust. 1 lit. f RODO, gdy podstawą jest prawnie uzasadniony interes
Administratora polegający na prowadzeniu korespondencji i udzielaniu odpowiedzi. Dane są przechowywane do zakończenia sprawy, a następnie do upływu okresu niezbędnego do obrony przed roszczeniami.
b. Utworzenie i obsługa Konta, przyjęcie rezerwacji, zawarcie i wykonanie umowy sprzedaży Biletu oraz komunikacja organizacyjna, w tym umożliwienie udziału w wybranej przez Kupującego Imprezie on-line - art. 6 ust. 1 lit. b RODO. Dane Uczestników niebędących stroną umowy, w tym ich wizerunek i głos przekazywane w czasie rzeczywistym podczas Imprezy on-line, są przetwarzane na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO w celu prawidłowej i bezpiecznej organizacji oraz przeprowadzenia Imprezy. Obraz i dźwięk z Imprezy on-line nie są utrwalane ani rozpowszechniane bez odrębnej podstawy prawnej. Dane są przetwarzane przez czas korzystania z Konta i wykonywania umowy lub realizacji Imprezy, a następnie w zakresie niezbędnym do wykonania obowiązków prawnych i obrony roszczeń.
c. Obsługa płatności - art. 6 ust. 1 lit. b RODO. Wystawianie i przechowywanie dokumentów księgowych i faktur, w tym w KSeF - art. 6 ust. 1 lit. c RODO. Dane są przechowywane przez okres wymagany przepisami podatkowymi i rachunkowymi.
d. Obsługa reklamacji związanych z wykonaniem umowy - art. 6 ust. 1 lit. b RODO. Ustalenie, dochodzenie lub obrona roszczeń - art. 6 ust. 1 lit. f RODO. Prawnie uzasadnionym interesem jest ochrona praw Administratora i wykazanie prawidłowego wykonania umowy. Dane są przechowywane do prawomocnego zakończenia sprawy albo upływu odpowiedniego terminu przedawnienia.
e. Zapewnienie bezpieczeństwa Serwisów i Systemu, zapobieganie nadużyciom, diagnostyka błędów oraz prowadzenie niezbędnych logów - art. 6 ust. 1 lit. f RODO. Prawnie uzasadnionym interesem jest ochrona systemów, danych i transakcji. Logi są przechowywane przez okres wynikający z rzeczywistych potrzeb bezpieczeństwa, nie dłużej niż przez okres wskazany w aktualnym rejestrze retencji Administratora.
f. Monitoring wizyjny terenu Imprezy - art. 6 ust. 1 lit. f RODO. Prawnie uzasadnionym interesem jest zapewnienie bezpieczeństwa osób i ochrona mienia. Nagrania są co do zasady przechowywane nie dłużej niż 14 dni, a jeżeli stanowią dowód zdarzenia - do czasu prawomocnego zakończenia postępowania albo ustania potrzeby ich zabezpieczenia.
g. Dokumentowanie i informowanie o Imprezie za pomocą szerokich ujęć, na których osoba jest wyłącznie szczegółem większej całości - art. 6 ust. 1 lit. f RODO. Prawnie uzasadnionym interesem jest dokumentowanie i informowanie o działalności Administratora, z uwzględnieniem szczególnej ochrony dzieci. Materiały są przetwarzane przez okres ich wykorzystywania do dokumentowania Imprezy i informowania o działalności Administratora, nie dłużej niż jest to niezbędne do realizacji tych celów, z uwzględnieniem prawa do wniesienia sprzeciwu.
h. Utrwalanie i rozpowszechnianie indywidualnego wizerunku lub głosu, marketing elektroniczny oraz stosowanie plików cookies innych niż niezbędne - art. 6 ust. 1 lit. a RODO. Dane są przetwarzane do cofnięcia zgody albo upływu okresu wskazanego w jej treści; cofnięcie nie wpływa na zgodność z prawem wcześniejszego przetwarzania.
4. Odbiorcy danych i podmioty przetwarzające
a. Dane mogą być ujawniane dostawcom hostingu, utrzymania Serwisów i Systemu, poczty elektronicznej, płatności, księgowości, KSeF, obsługi klienta, narzędzi analitycznych i marketingowych, platform komunikacji wideo, ochrony i monitoringu, obsługi prawnej oraz podmiotom wspierającym organizację Imprezy - w zakresie niezbędnym do realizacji ich zadań.
b. Dane mogą być przekazane organom publicznym i innym podmiotom uprawnionym na podstawie przepisów prawa.
5. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy
a. Niektórzy dostawcy narzędzi internetowych, analitycznych, marketingowych, chmurowych lub komunikacyjnych mogą przetwarzać dane poza Europejskim Obszarem Gospodarczym. Jeżeli dochodzi do takiego transferu, Administrator stosuje mechanizm przewidziany w rozdziale V RODO, w szczególności decyzję stwierdzającą odpowiedni stopień ochrony albo standardowe klauzule umowne, a w razie potrzeby dodatkowe zabezpieczenia.
b. Informację o zastosowanym mechanizmie transferu i sposobie uzyskania kopii zabezpieczeń można otrzymać, kontaktując się z Administratorem.
6. Obowiązek podania danych i decyzje zautomatyzowane
a. Podanie danych oznaczonych w formularzu jako obowiązkowe jest warunkiem udzielenia odpowiedzi, dokonania rezerwacji, zawarcia lub wykonania umowy albo wystawienia faktury. Niepodanie tych danych może uniemożliwić realizację danego celu. Pozostałe dane są dobrowolne, a ich niepodanie nie powoduje negatywnych konsekwencji poza brakiem możliwości skorzystania z dobrowolnej funkcji.
b. Administrator nie podejmuje wobec Użytkowników, Kupujących ani Uczestników decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, które wywoływałyby skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na nich wpływały. Jeżeli ten stan ulegnie zmianie, Administrator uprzednio przekaże informacje wymagane przez RODO.
7. Prawa osób, których dane dotyczą
a. W zależności od podstawy i okoliczności przetwarzania osobie, której dane dotyczą, przysługuje prawo dostępu do danych, otrzymania ich kopii, sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, przenoszenia danych oraz wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na art. 6 ust. 1 lit. f RODO.
b. Jeżeli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody, można ją w każdej chwili cofnąć bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed cofnięciem. Zgłoszenia można kierować na adres biuro@wielkafabrykaelfow.pl.
c. Osoba, która uważa, że jej dane są przetwarzane niezgodnie z prawem, może wnieść skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stanisława Moniuszki 1A, 00-014 Warszawa, www.uodo.gov.pl.
8. Dane dzieci oraz wizerunek Uczestników
a. Administrator przetwarza dane dzieci wyłącznie w zakresie niezbędnym do organizacji i bezpiecznego przebiegu Imprezy albo na innej wyraźnej podstawie prawnej. Informacje kierowane bezpośrednio do dzieci są formułowane jasnym i prostym językiem, odpowiednim do ich wieku.
b. Szerokie ujęcia Imprezy stacjonarnej, na których Uczestnik jest wyłącznie szczegółem całości, są odróżniane od zbliżeń, portretów, pozowanych zdjęć i materiałów reklamowych eksponujących konkretną osobę. Uczestnik lub jego przedstawiciel ustawowy może przy wejściu na Imprezę wnieść sprzeciw wobec utrwalania i rozpowszechniania wizerunku w ramach dokumentowania Imprezy; sposób oznaczenia osoby, której dotyczy sprzeciw, określa § 12 ust. 16 Regulaminu Biletów.
c. Indywidualny wizerunek lub głos dziecka są wykorzystywane na podstawie odrębnej zgody rodzica lub opiekuna prawnego, która określa co najmniej cel, rodzaj materiału, kanały publikacji, okres wykorzystania i ewentualnych odbiorców. Brak zgody nie ogranicza prawa do udziału w Imprezie.
d. Przy grupach szkolnych i przedszkolnych rodzic lub opiekun prawny może udzielić zgody przez indywidualny formularz udostępniony za pośrednictwem placówki. Sama akceptacja Regulaminu Biletów przez nauczyciela nie stanowi zgody rodzica na indywidualny wizerunek dziecka.
9. Pliki cookies i podobne technologie
a. Serwisy i System wykorzystują pliki cookies i podobne technologie. Pliki niezbędne do transmisji komunikatu, utrzymania sesji, bezpieczeństwa i realizacji funkcji wyraźnie żądanej przez Użytkownika mogą być stosowane bez zgody w zakresie dopuszczonym przez prawo.
b. Pliki analityczne, personalizacyjne i marketingowe są uruchamiane dopiero po uzyskaniu uprzedniej zgody za pośrednictwem mechanizmu zarządzania zgodami.
c. Aktualna lista stosowanych plików cookies, ich dostawców, celów i okresów działania jest dostępna w panelu zarządzania zgodami w Serwisach. Ustawienia przeglądarki mogą dodatkowo ograniczać zapisywanie cookies, jednak zablokowanie plików niezbędnych może uniemożliwić korzystanie z niektórych funkcji.
10. Bezpieczeństwo danych
a. Administrator stosuje odpowiednie środki techniczne i organizacyjne dobrane z uwzględnieniem charakteru, zakresu, kontekstu i celów przetwarzania oraz ryzyka naruszenia praw i wolności osób fizycznych, zgodnie z art. 32 RODO. Środki są regularnie weryfikowane i w razie potrzeby aktualizowane.
b. Dostęp do danych mają wyłącznie osoby upoważnione albo podmioty przetwarzające związane odpowiednimi zobowiązaniami dotyczącymi poufności i bezpieczeństwa.
11. Odnośniki do zewnętrznych serwisów
Serwisy mogą zawierać odnośniki do stron prowadzonych przez inne podmioty. Po przejściu do takiej strony jej operator może działać jako odrębny administrator danych. Administrator zaleca zapoznanie się z informacją o prywatności danego operatora.
12. Zmiany Polityki Prywatności
Administrator może zmienić Politykę Prywatności w razie zmiany przepisów, procesów przetwarzania, wykorzystywanych technologii albo sposobu organizacji Imprez. Nowa wersja jest publikowana z datą aktualizacji. Jeżeli zmiana istotnie wpływa na prawa lub sposób przetwarzania danych osób pozostających w relacji z Administratorem, informacja o zmianie jest przekazywana odpowiednim osobom w czytelny sposób przed jej zastosowaniem.

Data ostatniej aktualizacji: 30.09.2026 r.